עסקים ישרים ומקצועיים צומחים במידרג - כאן אפשר להשאיר לנו פרטים

קודם כל והכי חשוב, הצעת מחיר היא התחייבות שלכם כלפי הלקוח. ברגע שהלקוח מאשר את ההצעה (ועדיף בכתב) אתם מחויבים על פי חוק לעמוד בכל הסעיפים שפורטו בהצעת המחיר, כך שחשוב לא להתחייב לשום דבר שלא תוכלו לעמוד בו, ולהסביר ללקוח בדיוק מה הוא הולך לקבל כך שלא יהיו הפתעות. 

מעבר להיבט המשפטי, העובדה ששלחתם ללקוח הצעת מחיר בכלל לא אומרת שתסגרו את העסקה. הצעת מחיר שכתובה נכון יכולה לגרום ללקוח לסגור דווקא איתכם. היא עושה ללקוחות סדר בראש, מונעת אי הבנות עתידיות, ומראה שאתם מקצועיים ורציניים.  

צ'קליסט להצעת מחיר - סרטון 

לשלב הצעת המחיר תגיעו לאחר פגישה או שיחת טלפון עם הלקוח. השיחה הזאת חשובה כי הצעת מחיר טובה תהיה מותאמת ללקוח ורלוונטית בדיוק לעבודה שעל הפרק. בפגישה עם הלקוח הקפידו לשאול כמה שיותר שאלות שיעזרו לכם להבין את הצורך של הלקוח, מה חשוב לו שיקרה בעבודה ועל מה הוא מוכן לוותר, והציעו פתרונות לבעיות בהתאם לתשובות שקיבלתם.  

שימו לב: אף פעם אל תשלפו פתרון לפני שתבינו בדיוק את הצורך של הלקוח. לאחר מכן, שקפו את המסקנות מהשיחה בהצעת המחיר. הצעת מחיר מותאמת אישית משפרת את חוויית השירות של הלקוח וגורמת לו להרגיש שאתם מבינים מה הוא צריך.  

ממש כמו הצורה הלגיטימית היחידה לאכול קרמבו, נתחיל מלמעלה למטה. אלה הדברים שחייבים להיות בהצעת מחיר, לפי הסדר: 

כותרת הצעת מחיר 

טיפ שיווקי קטן – אל תקראו להצעת מחיר ככה. כתבו בכותרת "הצעה לתחילת עבודה" או הצעה לשיפוץ, הובלה, מיתוג או מה שלא יהיה השירות שאתם מציעים. כך תמקדו את הלקוח בעבודה עצמה ובערך שאתם מציעים ולא במחיר שהוא עומד לשלם.  

פרטי לקוח ופרטי העסק 

החלק הזה בהצעת המחיר נועד כדי לעשות לכם וללקוחות סדר בראש. השאירו כתובת וטלפון שלכם ושל הלקוח כדי שתוכלו ליצור קשר זה עם זה. מומלץ להשאיר גם הפניה לאתר שלכם או לדירוג שלכם במידרג כדי שהלקוחות יוכלו לקרוא עליכם עוד.  

תיאור העבודה בקצרה 

לפני פירוט כל הסעיפים בהצעת המחיר, סכמו במשפט או שניים מה העבודה שעומדת להתבצע. חשוב להישאר ממוקדים ולכתוב את הנקודות העיקריות שסוכמו עם הלקוח בעל פה. למשל "התקנת מערכת מצלמות אבטחה דיגיטליות בבית פרטי, כולל חיבור לרשת". תחשבו על שמות פעולה: התקנה, בנייה, תיקון וכדו' – זה ממקד את העבודה למשפטים מובנים וקצרים. 

פירוט כל הסעיפים בהצעת המחיר 

זה החלק הארוך והמשמעותי ביותר בהצעת המחיר. זה המקום לפרט בדיוק את כל שלבי העבודה, החומרים שאיתם תעבדו, שעות העבודה שכלולות במחיר וכן הלאה. ככלל, הכניסו להצעת המחיר כל סעיף שאתם חושדים שעלולה להיות לגביו אי הבנה כלשהי ביניכם לבין הלקוח, וכך תמנעו אותה. מניעה של הפתעות במעמד התשלום תהיה משתלמת לשני הצדדים. שמרו על שפה ברורה ופשוטה להבנה גם למי שלא מכיר את הז'רגון המקצועי.  

בסוף כל הסעיפים סכמו כמובן את הסכום הכולל של הצעת המחיר לפני מע"מ ואחרי מע"מ. אם אתם עוסקים פטורים, ציינו את העובדה שהמחיר פטור ממע"מ, תמיד נחמד לקרוא על משהו שאתה לא משלם עליו.  

 טיפ: אם הבטחתם ללקוח שירות כלשהו בחינם, הכניסו גם את זה להצעת המחיר, ובסעיף המחיר כתבו "ללא עלות".  

אחרי שסיימתם לפרט את כל סעיפי המחיר, זה הזמן לשורות התחתונות:

הערות ותוספות להצעת המחיר

זה המקום לכתוב מה יוסיף למחיר העבודה. למשל "הובלה באמצעות מנוף תוסיף למחיר העבודה 1,500 ₪". התייחסו לכל עלות לא צפויה שיכולה להגיע, תיאום ציפיות לפני תחילת העבודה הוא הבסיס ללקוחות מרוצים בסוף השירות. זה גם המקום להוסיף את תקופת האחריות על העבודה.

  טיפ: השתמשו בשפה חיובית (כל קומה מעבר לקומת קרקע תוסיף למחיר 50 ₪) ולא בשפה שלילית (המחיר לא כולל עליית קומה).  

תנאי התשלום 

כאן מפרטים את כל נקודות התשלום על העבודה, האם יש מקדמה ומתי משלמים אותה, כמה אחוזים משלמים בכל נקודת תשלום ובאיזו דרך משלמים. גם כאן חשוב להתייחס לכל מה שסוכם בעל פה בפגישה עם הלקוח. אגב, כדאי לזכור שככל שתשאירו אחוז גבוה יותר מהתשלום לסוף העבודה תגבירו את אמון הלקוחות בכם.

פג תוקף להצעת המחיר 

התמחור שלכם משתנה באופן טבעי עם הזמן, ולכן הצעת מחיר צריכה להיות מוגבלת בזמן. הקפידו לכתוב עד איזה תאריך ההצעה תקפה. מעבר להגנה המשפטית שהתוקף של הצעת המחיר מעניק לכם, זה נותן ללקוחות מסגרת זמן שבה הם צריכים להחזיר לכם תשובה. אנשים נוטים לטפל בדברים עם דדליין מוגדר, ולכן יחזירו לכם תשובה יותר מהר אם יהיה להם תאריך ספציפי. 

רגע לפני שאתם ניגשים לכתוב הצעת מחיר, הנה רשימה של דברים שחשוב לבדוק שנמצאים בהצעת המחיר לפני ששולחים אותה ללקוחות. אגב, כדאי ליצור תבנית של הצעת מחיר ולשנות אותה לפי הפרטים של הלקוח הנוכחי כדי שלא תצטרכו להמציא את הגלגל כל פעם מחדש. 

☑️ פרטי העסק ופרטי הלקוח.

☑️ תיאור העבודה בקצרה.

☑️ פירוט סעיפי העבודה.

☑️ סיכום המחיר לפני ואחרי מע"מ.

☑️ פירוט כל הרכיבים שיוסיפו להצעת המחיר.

☑️ תנאי התשלום.

☑️ פג תוקף להצעת המחיר.

אם אתם עובדים עם שירות של חשבוניות דיגיטליות, שימו לב שבדרך כלל אפשר להפוך את הצעת המחיר לחשבונית אם סגרתם את העסקה.