חשוב לזכור - אתם בני אדם. האנרגיה שלכם מוגבלת, וניהול זמן לא נכון יסחוט מכם את כל הכוחות. עצמאי שמנהל את הזמן שלו נכון מצליח לתת שירות יעיל לכל הלקוחות, ומגיע לסוף השבוע בראש שקט. מעבר לזה, העובדה שאתם בני אדם מרמזת על כך שכנראה יש לכם משפחה, חברים, תחביבים, ובקיצור - דברים אחרים שחשובים לכם חוץ מהעבודה. ניהול זמן אפקטיבי ישאיר לכם זמן גם לכל הדברים האלה, כך שתוכלו להשקיע בעצמכם ובמשפחה בלי להרגיש לחוצים בזמן. נדבר גם על זה עוד מעט.

אוקיי, אז איך עושים את זה בפועל? הנה כמה דברים שחשוב להקפיד עליהם בניהול הזמן בעסק.

כתבו לעצמכם מה המטרות והערכים שלכם

זה אולי נשמע באוויר, אבל לפני שמתחילים לארגן את הזמן, צריך להבין מה חשוב לנו. עצמאים רבים משקיעים שעות רבות בעסק כי הם מאמינים שזה מה שנכון למשפחה שלהם ולהם, אבל למעשה הם מקריבים את המשפחה שלהם ואת עצמם לטובת העסק. שבו עם עצמכם וכתבו מה המטרות שלכם, מה חשוב לכם להשיג, ועל מה אתם לא מוכנים לוותר בשום אופן. את הערכים האלה תבטאו בהמשך באיך שאתם מנהלים את הזמן שלכם.

אל תחשבו שערכים כמו משפחה, תחביבים או התפתחות רוחנית באים על חשבון הצלחה עסקית: עסקים מצליחים במידרג הם דווקא אלה שיש להם זמן לימי חופש או להתנדבות.

ניהול זמן אפקטיבי עם סדר קדימויות

סדר קדימויות הוא לא סדר עדיפויות, הוא פשוט עוזר לכם להבין מה קודם למה. זה מתחיל ברמה הכי פרקטית: אם יש לכם התקנה בסוף השבוע, כדאי לקנות את כל החלקים כבר בתחילת השבוע כדי שביום ההתקנה לא תצטרכו לרוץ בין חנויות, ונגמר בניהול של מה קודם למה בכל רגע נתון - האם עכשיו אתם פנויים לתת שירות ללקוחות, או שהמשפחה שלכם קודמת כרגע? אתם יכולים להגדיר למשל שעד השעה חמש העסק קודם למשפחה, ולאחר מכן המשפחה קודמת.

ניהול זמן אפקטיבי ביומן

הכניסו הכל ליומן, וכשאנחנו אומרים הכל אנחנו מתכוונים ממש להכל. כמובן שרושמים ביומן את זמני המפגש עם לקוחות, אבל מעבר לזה חשוב לשריין ביומן את הזמן שאתם מקדישים לכתיבת הצעות מחיר, מעבר על התזרים של העסק, והזמן שאתם מקדישים לתכנון פעולות עתידיות בעסק. חוץ מדברים שקשורים לעסק, סמנו ביומן גם חופשות ושעות שאתם לוקחים לעצמכם. אם נחזור רגע לסדר הקדימויות - אלה המשבצות שבהן הגדרתם לעצמכם שהזמן שלכם קודם לזמן של הלקוחות.

אם אתם לא עובדים לבד, שתפו את כל העובדים ביומן שלכם כדי שידעו מה לוח הזמנים ויוכלו להיערך אליו בעצמם. זה הזמן להזכיר שאין שום סיבה לעבוד עם יומן פיזי מנייר. הכי טוב לעבוד עם אפליקציית יומן שנמצאת על הטלפון והמחשב שלכם. כך תוכלו לעדכן את היומן גם כשאתם בשטח ולבדוק מתי אתם פנויים לעבודה תוך כדי שיחה עם לקוח. 

כשבונים את לוח הזמנים שביומן כדאי לבנות אותו בצורה הדרגתית - את תחילת השבוע להקדיש יותר למשימות של תכנון והכנה, ואת הימים האחרונים בשבוע למשימות סיכום וסגירה. כך תוכלו להוריד הילוך לקראת סוף השבוע ולהגיע אליו בנחת ולא מתוך התעסקות בעבודה.

אל תנסו לרצות

אי אפשר לנהל את הזמן ואת העסק בצורה אפקטיבית אם מנסים כל הזמן לרצות את כולם. אם תהיו זמינים תמיד לטלפון ותקבלו כל עבודה, בסופו של דבר לא תצליחו לסיים את כל המשימות וזה ייגמר עם לקוחות כועסים ותחושה של אפיסת כוחות. טעות נפוצה שעצמאים עושים היא הערכת יתר של היכולות שלהם והערכת חסר של זמן נדרש למשימה, או במילים פשוטות - מבטיחים ללקוח תוצאה במסגרת זמן לא הגיונית. זאת טעות נגררת, כי בדרך כלל כשמבינים שלא מספיקים לעמוד במסגרת הזמנים חוששים להודיע ללקוח מראש, והוא מגלה על זה ברקע האחרון, מה שיוצר עימותים.

זכרו: אנחנו לא יכולים לעזור לכולם כל הזמן, ודווקא להגיד ללקוח לא מדי פעם הופך אתכם לאמינים יותר. גם כאן, ניהול הזמן באמצעות סדר הקדימויות והיומן יעזרו להבין מה מסגרת הזמן שעומדת לרשותנו, ומה אנחנו יכולים להבטיח באמת. בכל מקרה עדיף להתחייב ללקוח לזמן מסוים ולהפתיע אותו בהקדמה של יום מאשר להפתיע אותו באיחור.

אל תתפתו למשימות צד

כשאתם עוסקים במשימה מסוימת, יכול להיות שתיזכרו לפתע במשימה אחרת. אמנם מפתה להתחיל אותה מיד כדי לא לשכוח אותה, אבל זה לא עומד בסדר הקדימויות וברשימת המשימות שהגדרתם לעצמכם כשתכננתם את לוח הזמנים של השבוע. הכניסו את הרשימה ליומן כדי לא לשכוח ממנה, סיימו את המשימה הנוכחית ואז התפנו לטפל בנושאים אחרים. ניהול זמן אפקטיבי צריך להיות ממוקד, כשמנסים להספיק הכל לא מסיימים כלום. 

ניהול זמן אפקטיבי בעסק לא מסתכם רק בעמידה בכל היעדים ובשירות לקוחות יעיל. אחד היתרונות המשמעותיים של ניהול זמן נכון הוא יצירת הפרדה בין העסק לבין החיים הפרטיים. למה זה כל כך חשוב? קחו לדוגמה התנהלות כלכלית:

אם אתם מתנהלים נכון כלכלית, יש לכם חשבון בנק נפרד לעסק וחשבון בנק פרטי. ההפרדה הזאת חשובה - כך ברור לכם מה התקציב של העסק ומה התקציב של משק הבית, ותזרים המזומנים של העסק, שהוא לא תמיד יציב, לא משפיע על יציבות משק הבית. גם ניהול הזמן שלכם צריך להיות כמו ניהול הכספים: זמן הוא משאב יקר, ואם לא תצרו הפרדה תוכלו להגיע למצב שבו 100% מהזמן שלכם מוקדש לעסק או לדברים שקשורים בו. זה אומר שיום לא מוצלח בעבודה ישפיע על היחסים שלכם לחברים ולמשפחה, ושבאופן כללי לא תוכלו להיות פנויים לחלוטין להיות עם האנשים שאתם אוהבים.

הנה כמה דברים שיעזרו לכם ליצור הפרדה נכונה בין העבודה לחיים הפרטיים:

זכרו את המטרה

ניהול זמן אפקטיבי מתחיל בהבנת המטרה שלכם: לנהל עסק מצליח בלי שתקרסו. זמינות בכל רגע נתון תשאב מכם את כל האנרגיות. זה אמנם יעיל לטווח הקצר, אבל בטווח הארוך פשוט לא תוכלו לגייס כוחות לעבודה או להקדיש זמן למשפחה. אתם העסק, ואם אתם שחוקים גם העסק לא יעבוד כמו שצריך.

הפרידו טלפונים

זאת לא הוצאה גדולה, והיא גם מוגדרת כהוצאה מוכרת: קבעו טלפון אחד שמוקדש לעבודה, זה הטלפון שבו תנהלו את התקשורת עם הלקוחות והספקים. הם לא צריכים את המספר הפרטי שלכם. את הטלפון הפרטי תשמרו למשפחה וחברים. בשעות שאתם לא יכולים לענות בהן לטלפון של העבודה, הניחו אותו בצד והשתיקו את הצלצול שלו. מה שמביא אותנו לנושא הבא:

קבעו שעות מענה

כשאתם זמינים כל הזמן, אתם אף פעם לא זמינים באמת. אל תענו לטלפון כשאתם לא באמת פנויים לדבר עם הלקוח (או כשאתם על סולם). זה אומר שלא עונים ללקוח בזמן שאמורים לטפל בילדים או לנקות את הבית. נסו לדמיין ספק שאתם רוצים להזמין ממנו חלקי חילוף שעונה לכם לטלפון אבל מתעסק כל הזמן בדברים אחרים. מעצבן ולא מקצועי מצדו? נכון מאוד. קביעת שעות מענה תאפשר לכם לתת מענה יעיל ומקצועי, בדיוק כמו המענה שהייתם רוצים לקבל. 

צרו אוטומציה

גם אם אתם לא זמינים לטלפון, הלקוח עדיין יכול לקבל הודעה אוטומטית בוואטספ. וואטסאפ ביזנס מאפשרת לכם ליצור תשובה אוטומטית שתישלח לכל מי ששולח לכם הודעה. אפשר לשים שם את שעות הפעילות שלכם, תחומי ההתמחות שלכם, ואפילו את הדירוג שלכם במידרג.

תשכחו מהטלפון

הרבה עסקים מספרים שהם זמינים לטלפון כל הזמן כי הם מפחדים לפספס את הלקוח הבא והעסקה הבאה. חשוב לזכור שהעובדה שאתם לא זמינים כל הזמן לא אומרת שאתם מפספסים לקוחות. להפך, אתם מקבלים את הלקוחות כשאתם פנויים אליהם, ולא מעמיסים על עצמכם עבודה שתגרום לכם לקרוס. אפשר להיות עסק מצליח וצומח ועדיין להקדיש זמן לעצמכם. לא רק שזה אפשרי, זה תנאי הכרחי לעסק צומח. הזכירו את זה לעצמכם בכל פעם שאתם מתפתים לבדוק אם מישהו התקשר לטלפון של העבודה בזמן שאתם עם המשפחה או החברים.

עסקים במידרג יכולים לסמן מתי הם פנויים לקבל עבודה ומתי הם לא זמינים. כך הם יכולים לשבץ את הלקוחות בלוח הזמנים שלהם ולתכנן את העבודה בצורה יעילה. אם מעניין אתכם לדעת איך מצטרפים למידרג - אפשר לקרוא על זה כאן.

רוצים להצטרף למידרג? השאירו פרטים ונחזור אליכם